De beste tools voor een design sprint op afstand

Oscar Jonker, Sander Swierts - 31 March 2020

Read this article in English

Remote is het nieuwe normaal

Het Covid-19 virus heeft impact op alle industrieën, en zorgt voor een hoop uitdagingen kansen voor organisaties. Remote werk kreeg een boost die we nooit voor mogelijk hadden gehouden.

In dit artikel delen we de inzichten die we verkregen hebben tijdens onze remote Design Sprints, met een focus op handige tools plus enkele tips en tricks van het design team. 
In het algemeen hebben we het idee dat een remote Design Sprint net zo waardevol is als een face-to-face Design Sprint, maar dit bereik je alleen met de juiste tools en een grondige voorbereiding. 


Over de klant & de uitdaging

Als voorbeeld gebruiken we onze laatste Design Sprint. Dat was samen met onze klant HCS, onderdeel van NN (Nationale Nederlanden). Ze zijn gespecialiseerd in HR gerelateerde services zoals arbeidsongeschiktheidstrajecten en sociale verzekeringen. Tijdens deze Design Sprint zoomden we in op het dashboard van de toekomst, de Noordster om de komende jaren met design en development naartoe te werken. 

"De remote Design Sprint werkte boven verwachting goed. Dankzij Hike One’s excellente voorbereiding konden we effectief te werk gaan en hebben we misschien zelfs meer bereikt door een goede online samenwerking, een heldere focus en weinig afleiding. Ik kan de remote Design Sprint écht aanraden als vervanging van de live versie!"James van der Spek, Director HCS

Hoe werkt dat dan, een remote Design Sprint?

Voor iedereen die al eens eerder een Design Sprint gefaciliteerd heeft is dit geen nieuws: het succes van de sprint is ontzettend afhankelijk van je voorbereiding. Team samenstelling, het betrekken van stakeholders en het kiezen voor de juiste uitdaging staan centraal bij iedere Design Sprint-voorbereiding. Dit gaan we nu niet tot in detail bespreken, je kunt er 

hier meer over lezen. 

Wanneer de Design Sprint remote is vraagt dit extra voorbereiding op het gebied van tools en communicatiekanalen. Laten we daar wat dieper op ingaan.



Whiteboard: Miro

Het werkt niet om met alle deelnemers direct professionele design tools in te duiken zoals Sketch en Figma. Voor Design Sprint-werkzaamheden is een simpele tool essentieel zodat iedereen maximaal kan bijdragen ongeacht digitale vaardigheden. Bij Hike One gebruiken we Miro al geruime tijd en naar grote tevredenheid. Een goed alternatief is Mural, dat min of meer dezelfde functionaliteit aanbiedt.

Maar voor ons is Miro het middelpunt van onze remote Design Sprints. Dit is de plek waar we als team samenwerken, we onze uitdagingen formuleren, onze scope in kaart brengen, stemmen, timeboxen, presenteren en zelfs schetsen. Wij gebruiken daarom een template voor de gehele sprintweek, die er exact hetzelfde uitziet als degene die je op een whiteboard op kantoor zou tekenen. Het grote voordeel hiervan is dat iedereen een duidelijk overzicht heeft van hoe de week eruit gaat zien én digitaal voordeel: je whiteboard raakt nooit vol.

Prototyping: Figma

Op het moment is Figma met stip onze go-to prototyping tool voor Design Sprints. En zeker in tijden van remote Design Sprints werkt het super goed. Uiteraard timmert Sketch ook hard aan de weg om samenwerking beter te maken, maar de inherente real-time samenwerkingsmogelijkheden van Figma maakt het onze voorkeur tijdens Design Sprints.

Nadat de stellingen van het prototype gebouwd waren, werkte onze interactieontwerper samen met de klant aan de content. Op zijn beurt zorgde de visueel ontwerper er vervolgens voor dat het er 10x beter uit kwam te zien. Op die manier wordt prototypen een team effort waarbij echt wordt samengewerkt, in plaats van dat designers op hun eigen eiland los gaan met gecompliceerde design tools. 

Working in Figma

Communication: Gotomeeting

Qua communicatie software sluiten we graag bij onze klanten aan. Voor korte gesprekken is het videobellen in Miro nog net geschikt, maar voor een hele sprint werkt dit nog niet stabiel genoeg. Daarom besloten we al gauw over te stappen naar de communicatie tool van onze klant: GoToMeeting. Doordat de klant al bekend was met de tool verloren we geen kostbare tijd en dit droeg bij aan een soepel proces. Zorg er wel voor dat je de tool zelf helemaal leert begrijpen, aangezien jij degene bent die de meetings host.

Het is cruciaal voor een facilitator dat alle deelnemers hun webcam gebruiken. Op deze manier kan je nog steeds non-verbale communicatie oppikken en hierop anticiperen. Design Sprints zijn nooit discussie gedreven - maar wanneer er besluiten genomen moeten worden over bijvoorbeeld sprintvragen, helpt het wanneer de facilitator actief alle deelnemers kan betrekken, kan samenvatten en de vaart erin kan houden. Probeer voorafgaand aan de sprint met zoveel mogelijk deelnemers de communicatietool uit om te zien of de apparatuur naar behoren werkt. Help ze met het verbeteren van hun setup wanneer nodig.

Remote interviews: Lookback

Bij voorkeur gebruiken we Lookback als remote interviewtool, omdat zij als een van de weinigen focussen op gemodereerd (met een interviewer) testen. Ook voorziet het in drie essentiële rollen: interviewer, respondent en observant. De sessies worden uiteraard opgenomen en alle observanten kunnen de interviews live volgen en ondertussen berichten sturen aan de interviewer. Pro-tip: gebruik de ‘Notes’-tab om notities met tijdsnotering te maken. Ideaal om naderhand die ene quote terug te vinden. Een groot nadeel; het werkt alleen in Chrome en de respondent moet een browser extensie installeren (maar ze hoeven geen account te hebben).



Een goede voorbereiding van de interview tool is essentieel, omdat je al je sprintvragen hiermee gaat beantwoorden. Doe daarom de dag ervoor een dry run van 5 minuten met alle respondenten. Check de snelheid en stabiliteit van de verbinding, of de respondent verstaanbaar is en of jij verstaanbaar bent. Je zult jezelf er later dankbaar voor zijn.

Lookback lets you observe both the participant and their interactions with the prototype live.

Regular VS Remote Design Sprint

Remote Regular
+ Minder reistijd+ Het is leuker om als team samen te werken
+ Sneller discussies+ Makkelijker voor de facilitator om de groepsenergie te peilen
+ Iedereen kan tegelijk op het whiteboard schrijven+ Een kamer vol tekeningen en post its maakt meer indruk
- Sterke afhankelijkheid van online tools- Je moet een broek aan

Onze tips en tricks

  • Probeer het team klein te houden, 6 of 7 deelnemers is perfect.
  • Bereid het Miro board goed voor, met alle opdrachten klaar om mee aan de slag te gaan.
  • Het is lastig om remote  de stemming van het team goed in te schatten, dus doe regelmatig een check-in en vraag zo nu en dan om de stemming met ’n emoticon weer te geven o.i.d.
  • Houd de energie op gang! Heb energisers achter de hand die remote goed werken (zoals de papieren olifant), en zorg ervoor dat je meer pauzes inlast dan gebruikelijk.
  • Zorg dat alle deelnemers de Lightning Demo uploaden als voorbereiding op het Miro board, dan weet je zeker dat ze ook echt toegang hebben tot de tool!
  • Stuur de respondenten instructies ruim voorafgaand aan het interview. En als je de tijd hebt; doe een proef-run met iedere respondenten zodat je zeker weet dat alles werkt.
  • Vraag de deelnemers om hun internetsnelheid te checken op hun thuiswerkplek. Als de snelheid laag of onbetrouwbaar is, kun je voorstellen dat ze hun werkplek dichter bij de router inrichten of gebruik maken van een internetkabel.
  • En tot slot, plan tijd in om elkaar te leren kennen, bijvoorbeeld door gezamenlijke koffiepauzes in te lassen,  of wat langer de tijd te nemen voor het introductierondje (en ieder te vragen naar diens ‘biggest lifetime achievement’, of iets anders persoonlijks).

Klaar voor de start, af! 

Klaar voor de start, af!
Remote Design Sprints werken goed en zijn net zo effectief als normale Design Sprints, mits je ervan uit kunt gaan dat de facilitator goed is voorbereid. Met een Miro board, de juiste communicatie tools, een hoop check-in’s en energisers, en dit allemaal goed voorbereid, ben je klaar om ervoor te gaan!

Met welke uitdaging kunnen wij jouw organisatie op afstand helpen?

Vraag het ons!

Oscar Jonker

Digital Strategist

Sander Swierts

Interaction Designer

Step your sprint game up

Article

4 tips to brush up your Design Sprint facilitation skills

Katrien Meijdam - 24 April 2019
Article

From sketch to prototype in 5 days with design sprints

Gertjan Melgers - 19 December 2018
Article

Facilitating your first Design Sprint just got easier with these 5 tips

Katrien Meijdam - 21 March 2019