5 tips voor het faciliteren van remote workshops

Caya Kempe - 2 April 2020

Read this article in English

Bij Hike One faciliteren we regelmatig workshops: creatieve sessies samen met de klant zoals een design sprint workshop of een sketch- of customer journey sessie. Dit doen we zowel voor projecten met klanten en hun eindgebruikers, als intern met ons eigen team van collega’s om onze processen te verbeteren of nieuwe ideeën te ontwikkelen. In de huidige quarantaine situatie waarbij iedereen vanuit huis werkt, hebben we ons werk moeten aanpassen naar een situatie waarin we onze werkzaamheden zo optimaal kunnen voortzetten op de manier die we gewend zijn. Het was een mooie uitdaging om het face-to-face faciliteren van workshops te hervormen tot het remote faciliteren van workshops.

1. Bereid je voor ‘like never before’

Wanneer je een workshop faciliteert moet je op voorhand weten wat de gewenste uitkomst is. Als je nog niet weet welk probleem je probeert op te lossen, doe dan een stap terug en zorg dat je dit eerst helder hebt. Als je niet weet waar je moet beginnen, probeer het dan eens met onze Workshop Canvas. Dit zal je helpen de doelen en activiteiten te definiëren. 

Het is dus belangrijk om je voor te bereiden op het juiste type workshop en de keuze van tools en materialen moet het einddoel echt ondersteunen. Wat zou je normaal gesproken gebruiken en welke tool komt hier het dichtst bij in de buurt? Vervang post-it’s en dot-stickers bijvoorbeeld door Miro (waar we de afgelopen weken een tikkeltje verliefd op zijn geworden, niet in de laatste plaats door hun kant-en-klare templates). Dropbox Paper en Google Docs zijn ook fantastische tools om tegelijkertijd in samen te werken. Zolang ze je maar ondersteunen op weg naar het uiteindelijke doel van de workshop.

Zodra je de tools gekozen hebt, vergeet dan niet om alle workshopdeelnemers de juiste toegang te verlenen en te zorgen dat zij bijbehorende software hebben geïnstalleerd. Stuur de deelnemers voorafgaand aan de workshop een mail met instructies voor de voorbereiding en plan een dry-run in zodat je zeker weet dat iedereen van start kan.

Workshop Canvas

Ontvang dit template direct in je mailbox. Download hier.

2. Ik snap wat je bedoelt

Onderschat de kracht van een video-call niet, niet alleen bij het geven van workshops maar ook niet in een gewone vergadering. Bij Hike One maken we graag gebruik van Zoom, Google Hangouts of Slack, afhankelijk van het aantal deelnemers. Een video-call laat je de reacties van mensen zien, wat superbelangrijk is bij het uitleggen van een activiteit. In het dagelijks leven kun je de reactie van mensen aflezen, je ziet het als iemand niet tevreden is, wordt afgeleid of een pauze nodig heeft. In een remote situatie wil je ook kunnen anticiperen op dit soort momenten.

Een ander voordeel van video-call is dat je het ziet wanneer iemand het woord wil nemen. Zodra je aan de telefoon hangt met meer dan drie mensen, heb je óf ontzettend strikte regels omtrent vergaderen nodig (yay voor Holacracy meetings) óf je moet een gave hebben waardoor je aanvoelt wanneer iemand iets wil zeggen... Daarom, het zien van andermans reacties en het hierop kunnen anticiperen helpt je als facilitator iedereen voldoende aan het woord te laten.

"Als facilitator moet je juist in een video-call aanvoelen wanneer mensen een pauze nodig hebben."

3. Minder praten, meer doen

Deel de 'spelregels' met je workshopdeelnemers: hoe ga je aan de slag, wat is de verwachte uitkomst en hoeveel tijd neemt het in beslag? Leg de regels uit aan de groep maar zorg dat je deze ook ergens noteert, zodat iedereen ze kan inzien. We raden je ook aan om de activiteiten en de bijbehorende regels uit te leggen, zodat de focus van de hele groep gericht blijft op het uiteindelijke doel.

Houd je groep betrokken gedurende de hele workshop door ze mee te nemen in gesprekken en uit te nodigen voor de verschillende activiteiten. Veel praten en teveel 'zenden' kunnen ervoor zorgen dat mensen afgeleid raken en afhaken. Probeer jezelf weinig aan het woord te laten maar vraag je deelnemers juist om input. Dit is sowieso vaak een goed idee, ook bij het faciliteren van offline workshops. Om een voorbeeld te geven: je kunt de verantwoordelijkheden van de facilitator uitleggen, of je kunt de groep vragen wat zij denken dat ze mogen verwachten van diens rol. Daarnaast kun je de deelnemer vragen om de input samen te vatten, in plaats van dat jij dit als facilitator doet. Op deze manier kun je nog steeds aanvullen maar houd je de groep betrokken en zorg je ervoor dat ze de infomatie beter onthouden.

4. Neem pauzes, neem er een hele hoop

De aandacht van deelnemers verslapt snel zodra ze een scherm voor hun neus hebben. Dit merk je al zodra je bij een offline workshop je laptop meebrengt en afgeleid wordt door het mailtje dat je binnen ziet komen of je to-do-lijst. Daarnaast zuigen schermen ook nog eens energie. Houd daarom genoeg pauzes, zodat je deelnemerseven afstand kunnen nemen van de computer, iets kunnen drinken of even hun benen kunnen strekken. Zodra ze terugkomen zijn ze opgeladen met nieuwe energie. Elke 30 tot 45 minuten een pauze houden werkt naar onze mening het beste, dus verdubbel het aantal pauzes ten opzichte van een face to face workshop.

5. Houd de energie, houd de focus

Er gaan sowieso momenten komen dat de deelnemers worden afgeleid. Dus, houd die energie erin door middel van energisers. Maak gebruik van de 'Meeting Bingo' kaart en je houdt mensen zeker weten gefocussed. Zorg daarnaast dat je anderen het woord geeft als er veel geschreven of samengevat wordt in een workshop. Als facilitator hoef jij helemaal niet degene te zijn die altijd alles resumeert. Je zult zien dat mensen een betere focus hebben als je ze om en om aan het woord laat omdat ze verwachten input te moeten leveren. En tot slot, verzoek iedereen hun telefoons en notificaties uit te zetten voor maximale aandacht.

Zo, in the pocket: 5 tips voor het faciliteren van remote workshops. Voor meer tips en adviezen over het faciliteren van workshops, check onze Facilitation Manifesto.

Caya Kempe

Interaction Designer, Design Sprint Facilitator

Lees meer over facilitation

Article

4 tips to brush up your Design Sprint facilitation skills

Katrien Meijdam - 24 April 2019
Article

De 5 eigenschappen van een Design Sprint facilitator

Caya Kempe - 17 December 2019
Article

Facilitating your first Design Sprint just got easier with these 5 tips

Katrien Meijdam - 21 March 2019